Automatisation administrative
Générez documents, relances, comptes rendus et formulaires automatiquement. Réduisez la saisie manuelle répétitive et les traitements administratifs chronophages.
Problèmes que nous résolvons
Les tâches administratives qui freinent votre productivité.
Tâches administratives répétitives qui consomment un temps précieux à vos équipes
Saisie manuelle de données source d'erreurs et de lenteurs
Documents à générer, signer et envoyer un par un
Comptes rendus de réunion jamais rédigés ou trop tardifs
Relances de paiement et notifications oubliées
Ce que nous automatisons
Des solutions pour alléger votre charge administrative.
Génération de documents
Devis, factures, contrats, courriers : générés depuis vos modèles et vos données, avec validation possible avant envoi.
Comptes rendus de réunion
Enregistrement, transcription, résumé et distribution automatique après chaque réunion.
Relances et notifications
Relances de paiement, confirmations de RDV, alertes d'échéance : programmées et personnalisées.
Traitement de formulaires
Les données de vos formulaires sont traitées, classées et intégrées automatiquement à vos outils.
Mise en forme et envoi
Documents formatés, envoyés par email ou courrier, avec circuit de validation si nécessaire.
Numérisation et classement
Documents scannés reconnus, classés et archivés automatiquement dans votre arborescence.
Comment ça fonctionne
Notre approche en trois étapes.
1. Audit
Identification des tâches administratives répétitives et des opportunités d'automatisation.
2. Conception
Configuration des modèles, règles de génération et circuits de validation.
3. Déploiement
Tests, mise en production, formation des équipes et documentation.
Exemples d'automatisations
Des cas concrets pour votre administration.
Génération de devis et factures
Les devis et factures sont générés automatiquement depuis votre CRM ou votre outil de gestion.
Compte rendu de réunion automatique
Transcription, résumé et distribution du compte rendu après chaque réunion.
Relances de paiement
Séquence de relances automatiques personnalisées selon le retard et le client.
Traitement des formulaires entrants
Les données des formulaires sont extraites, classées et intégrées dans vos outils.
Notre processus d'accompagnement
De l'audit à la mise en production.
Audit
Analyse de vos processus administratifs et identification des tâches à automatiser.
Conception
Configuration des modèles, règles de génération et circuits de validation.
Déploiement
Tests, mise en production, formation des équipes et documentation.
Suivi
Ajustement des modèles et des règles selon les retours utilisateurs.
Ce que vous recevez
Livrables inclus dans chaque projet.
Automatisations administratives déployées et opérationnelles
Modèles de documents configurés
Circuits de validation et de signature documentés
Procédure de reprise sur erreur
Documentation et formation des utilisateurs
Outils que nous utilisons
Les technologies pour automatiser votre administratif.
Sécurité et conformité
Des automatisations administratives sécurisées.
Signature électronique
Plusieurs niveaux de signature disponibles : simple (email), avancée (certificat numérique) ou qualifiée (reconnue par la loi eIDAS). Le choix dépend de vos besoins juridiques.
Traçabilité
Chaque action est enregistrée : génération, envoi, signature. Vous savez qui a fait quoi et quand.
Validation humaine
Pour les documents sensibles, un point de validation manuelle peut être inséré avant l'envoi.
Limites à connaître
Ce qu'il faut prendre en compte.
Qualité de l'OCR
La reconnaissance de caractères (OCR) n'est pas parfaite. Les documents de mauvaise qualité ou les écritures manuscrites peuvent produire des erreurs. Une validation humaine peut être nécessaire.
Conformité
Les documents générés sont basés sur vos modèles. La conformité juridique et réglementaire reste de votre responsabilité. Nous vous accompagnons dans la configuration.
Cas complexes
Certains documents très spécifiques ou nécessitant un jugement humain peuvent ne pas être entièrement automatisables.
Questions fréquentes
Quels types de documents peuvent être générés automatiquement ?
Devis, factures, contrats, courriers, attestations, comptes rendus, certificats. Tout document basé sur un modèle avec des champs variables.
La signature électronique est-elle incluse ?
Nous pouvons intégrer des solutions de signature électronique. Il existe plusieurs niveaux : signature simple (email), avancée (certificat numérique) et qualifiée (reconnue par la loi). Le choix dépend de vos besoins juridiques.
L'OCR est-il fiable à 100% ?
Non. La reconnaissance optique de caractères (OCR) peut produire des erreurs, notamment sur des documents de mauvaise qualité ou des écritures manuscrites. Une validation humaine peut être nécessaire pour les documents critiques.
Les documents générés sont-ils conformes ?
Les documents sont générés à partir de vos modèles et de vos données. La conformité juridique et réglementaire reste de votre responsabilité. Nous vous accompagnons dans la configuration des modèles.
Cas d'usage associés
Découvrez des applications concrètes.
Trop de temps sur l'administratif ?
Identifions ensemble les tâches administratives à automatiser dans votre organisation.